2 個範例說明 NetSuite CSV Import 功能

CSV Import 是在執行大量資料導入時一個非常常用的功能。今天我們以更新 Sales Order Memo 欄位、建立一張 Sales Order 作為範例操作，執行大量資料的更新。

更新 Sales Order Memo 欄位

1. 首先到路徑 Steup> Import/Export> Import CSV Records
2. 可以看到 Import Assistant 頁面，左側有 Steps，會按步驟進行
3. 目前在 Step 1. Scan & Upload File 首先選擇要 Import 的種類與主檔： Import Type: Transactions Record Type: Sales Order
4. 下面可以看到一些 CSV 編碼，以及格式的設定，依照檔案編碼與格式選擇適合的選項
5. 在下方選擇 CSV file
6. CSV 檔案內容如下，1st row 為 header，2nd row 開始都是需要 update 的 value
7. 設定好之後點選 Next
8. Step 2. Import Options & Step 3. File Mapping 本次的 Import 屬於更新，因為 Sales order 已經存在，所以在 Data Handling 選擇 Update；Advanced Options 的設定先不做任何變動，點選 Next
9. Step 4: Field Mapping 在 Field Mapping 的頁面中，由於我們的 CSV 檔案標頭，等於 NetSuite 內的欄位 ID，因此 field mapping 會自動產生 如果沒有產生的話，使用者可以左側的 CSV column 去 mapping 右邊的 NetSuite Column，設定好之後，點選 Next
10. Step 5: Save Mapping & Start Import 在這個頁面可以決定，這一次的import需不需要將field mapping的部分儲存，如果儲存的話，可以在路徑：Steup > Import/Export > Saved CSV Imports中找到，下次有類似的資料需要更新就可以直接使用，不需要再重新 Mapping 一次，選擇適當的 CSV 檔案即可 這個例子我們選擇儲存，輸入名稱後點選 Save & Run
11. Verify result 完成後 CSV Import 便會開始執行，可以注意這個綠色匡中有一段Import Job Status可以查看目前 CSV Import 的進度
12. 點選後可以看到： Status: Completed Message: 1 of 1 records imported successfully 表示 CSV 已經成功 import 若有錯誤的話也可以在此看到 log
13. 此時再到該張 Sales order 內就可以看到 Memo 已經被 Update

使用 CSV Import 建立一張 Sales Order

建立一張 Sales Order 有幾個必要的條件

• Validate Customer
• Date
• At least 1 item

這次的測試資料： Customer: 測試客戶 ID#2538 Date: 23/09/2021 Item: 測試 item(ACC00002)，ID#1175 & 501

建立 CSV File

利用文字編輯軟體或是 Excel 將剛剛的資訊填入。 可以看到多了一個 External ID 的欄位，這個欄位主要是告訴 NetSuite, 相同 External ID 的 row 都視為同一筆 Sales Order。而 NetSuite 會將同樣 External ID 的第一筆 row 當做主檔(Main Line)內容，後面的 row 都會當作是 item sublist 的內容 所以對於 test_order_1 而言，row#2 是主檔內容，row#3 & row#4 是 item 資訊

執行 CSV Import

1. 開啟 CSV Import Assistant
2. 填入以下內容後按 ，Next Import Type: Transactions Record Type: Sales Order Select CSV File
3. Import Option 選擇 ADD，Next
4. 接下來到 Field mapping 的部分
5. 這邊我們需要注意一件事情，NetSuite 預設是透過 Name 的方式進行對應，但我們的 CSV 內填入的都是 ID，所以我們需要在 Field Mapping 這邊更改 首先更改 Entity 的部分，點一下 Entity 旁邊的小按鈕
6. Choose Reference Type 的地方，選擇 Internal ID， click “Done”
7. 相同的也把 Item 從 Names 改成 Internal ID， 完成後 Click Next，並選擇 “Save & Run”
8. Status 頁面確認跑完沒有錯誤之後，可以在路徑 Transactions > Sales > Enter Sales Orders > List 查看結果
9. 可以看到第一筆，就是我們 透過 CSV Import 產生的 Sales order
10. 查看 Sales Order 內容，也確認出現兩筆 item，數量分別為 2 跟 3 這樣就表示 CSV Import 成功

小記

1. 除了簡單的 CSV Import update/create 之外， 還可以做很多操作，比方說更新一些在 UI 上不允許更新的 value，有時候也能透過它來更改。
2. 在處理大量資料時，使用 Import Assistant 的速度會比透過 script 來得更快更有效率。

相關網站

NetSuite 文章 | CSV Imports Overview

NetSuite 文章 | N/task Module – task.CsvImportTask

本站文章 | NetSuite Order to Cash flow