運用 1 個範例，說明 Custom Field 的 Search 欄位 (Summary Results) 的功能

Basic, Custom Field, Saved Search /

若你常建立欄位(Custom Field，例如 Transaction Body Field)，在建立或檢視主檔時是否有留意過下方 Subtab: Validation & Defaulting 中有一格 Search 的欄位？這篇要來分享如何善用這個 NetSuite(NS)功能，來達到不用寫程式，運用 Saved Search(SS)，就能在 Transaction Custom Form 中達到 Summary results 的功能；另外會分享除了這外，還可以在哪些情境使用。

若你不太知道 Saved Search，請先至這篇學習：

淺談 2 種報表工具:  Reporting & Saved Search

哪些情境可以使用 Custom Field 配合 Search 欄位呈現 Summary Results

以往我們要在 ERP 的 Transaction(例如 Sales Order、Purchase Order)中新增欄位且要某種特定的加總功能，是一定要透過 IT 或開發人員編寫程式來達成。但在 NetSuite 中，只要先建立一個 SS，裡面使用 Summary 功能，配合當下的 Custom Form 與 Custom Field，就可以完美的呈現。舉例：加總當下 Sublist Item 的項數，或加總 Sublist Item 的每一樣所有數量…等等都適用。我們要用到的功能：

  1. 建立一個 SS，Results 使用 Summary 功能
  2. 建立一個 Custom Field，並指定 1.的 SS
  3. 把 2.指派到相關的 Custom Form 中

基本功：NS 基本介紹

情境：使用 Summary Type: Count 計算 Transaction Sublist Item 的項目數量

#1 建立一個 SS，Results 使用 Summary 功能

我們以 Sales Order 為例，照以下步驟，設定好後存擋。

a. 新增一個 Saved Search(Path: Lists-> Search-> Saved Searches-> New，Search Type: Transaction)，設定為 Public

b. Criteria – Standard

FilterDescription
Typeis Sales Order
Main Lineis False
Tax Lineis False

c. Results：以下條件擇一 (切記這裡只能選一格，要用 Summary 的功能)

FieldSummary Type
Internal IDCount
Line IDCount

d. Available Filters

Filter
Internal ID

#2 功能建立一個 Custom Field，並指定 1.的 SS

a. 新增一個 Transaction Body Field (Path: Customization-> Lists, Records, &Fields-> Transaction Body Field-> New) 

b.  輸入相關必填欄位，Type: Free-Form Text，Store Value 不勾，下方的 Subtab: Validation & Defaulting 中 Search 的欄位選項可以看到剛剛 1.建立的 SS，選擇剛剛建立的 SS，按存擋

INZAGHI, customer field, Summary Results, Saved Search, Search

#3 把 2.指派到相關的 Custom Form 中

進入剛剛存擋的 2.上方有一個按鈕：Apply to Forms，指派想要呈現這個欄位的 Form (show 打勾，save)

上述做完後，回去看表單上(包含已經存檔的資料)已經有項目加總的欄拉(2.這個欄位)！且 Sublist Line 中如果項目數量有變化(例如新增增項目或刪除項目)，此欄位也會跟著改變(因為 2.的 Store Value 不勾才也有這個效果)。

若已經確定指派到某個 Custom Form，但到使用該 Custom Form 的 Transaction 資料上檢視時，在畫面上還是沒有找到這個欄位，要去確認該 Custom Form 上的設定。

除了 Transaction Custom Form 的 Transaction Body Fields 外，其他使用情境

若要使用 Custom Field，配合 SS 做使用，原廠有文件可以參考，目前條件是：

Custom Field:

  • Entity Fields
  • CRM Fields
  • Transaction Body Fields
  • Other Record Fields
  • Custom Record Custom Fields

Custom Field Data Types

  • Currency
  • Date
  • Date/Time
  • Decimal Number
  • Email Address
  • Free-Form Text
  • Hyperlink
  • Integer Number
  • Long Text
  • Percent
  • Phone Number
  • Rich Text
  • Text Area
  • Time of Day
設定好後，欄位記得要指派到 Custom Form 中唷！

後記

此篇跟大家分享如何不用寫程式的方式，在特定表單上配合 Saved Search 做彙總的功能。這是一個在 NS 系統應用上很常使用的方式，若鑽研時有遇到問題，歡迎來信或留言交流。

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