NetSuite Order to Cash flow

Order to Cash flow 是所有 ERP 最基礎的功能，主要用來表現從公司開立銷售訂單到公司收到款項之中的所有流程，本文會用 NetSuite 操作畫面做詳細介紹。

Order to Cash flow

這個流程大致可以分為：

1. Customer enter Sales Order
2. Fulfill Sales Order
3. Invoice Sales Order
4. Account Receivable

銷貨訂單 – Sales Order

建立 Sales Order 之前

1. Validate Customer，可以建立 Sales Order 的顧客
2. At least 1 item，至少有一個 Item
3. Date，Sales Order 的日期，日期預設為今天，但可以根據實際情況不同進行調整

建立顧客 Create a Customer

1. 從首頁中 Lists -> Relationships -> Customers -> New
2. 在顧客主檔中，填入顧客資訊 *注意 Subsidiary 設定後，表示客戶僅能夠看到該 Subsidiary 底下的 Item，須根據實際使用情況進行調整 Example: 1. A 顧客在 Subsidiary-1 底下，此時在 Subsidiary – 2 底下建立一個 Item – 50% off，A 顧客是無法看到的 2. Subsidiary – 1 為父階層，底下包含 Subsidiary – 1.1 及 Subsidiary – 1.2。 A 顧客處在 Subsidiary – 1，在這個情況下，即便 Item 建立在 Subsidiary – 1.2，A 顧客仍然能夠購買 3. 儲存顧客主檔 *注意 此顧客位於 Germany Subsidiary

建立商品 Create an Item

1. 從首頁中 Lists -> Accounting -> Items -> New
2. NetSuite 支援的商品種類, 在這邊我們使用 Inventory item
3. 輸入商品資訊	注意 此商品所在 Subsidiary 是 Germany
4. 確認商品所對應的會計科目(Account) *為什麼需要確認? 對會計而言, 每一個商品的買入/賣出都應有相對應的會計科目. 用來記錄商品賣出的金額/購入成本等
5. 儲存商品主檔
6. 為了方便測試, 再用同樣的步驟, 建立一個商品在 Subsidiary – Test Sub 底下

建立 Sales Order

1. 從首頁中, Transactions -> Sales -> Enter Sales Orders
2. 於 Customer 欄位中選擇剛剛建立的 測試客戶
3. 在 Subsidiary fields 內, NetSuite 會自動帶入 Customer 的 Subsidiary
4. 選擇 Item, 可以看到在這個情況下, 並不會出現 Subsidiary – Test Sub 的商品
5. 儲存 Sales Order

對日記帳的影響 General Ledger Impact

1. 在 Sales Order 上，Actions -> GL Impact
2. GL Impact 畫面
3. 可以看到雖然有兩筆紀錄，但 Posting 顯示為 No，表示並不會影響日記帳 *對 NetSuite 而言，Create Sales Order 的動作對日記帳並不會有任何影響。因為訂單成立到出貨前，商品庫存並沒有任何的變動，依照預設邏輯，也不應該會有任何的收入。 以台灣為例，網拍購買商品後，若用信用卡扣款，信用卡的額度是被保留在信用卡公司，並不會直接進入公司帳戶，所以也不會對日記帳有任何影響。

出貨單 – Item Fulfillment

滿足一筆訂單的方式, 就是透過出貨這個動作, 將商品寄送給收貨方. 這樣在 NetSuite 稱為Fulfilled.
Fulfilled 這個動作包含:

1. Pick(撿貨) – 將貨物從庫存中拉出.
2. Pack(包裝) – 將貨物打包.
3. Ship(寄出) – 將貨物透過承運商(Shipping carrier)寄出

1. Pick – Pack – Ship, 就是最簡單的出貨流程。
2. 這其中還會牽涉到很多關於倉儲的操作，例如：要從哪一個貨架檢貨、需要多大的箱子包裝、要如何選擇適合的承運商、承運商有沒有體積/重量/尺寸的限制， 諸如此類。
   更詳細複雜的設定及操作，通常會透過 Warehouse Management System(WMS) 來管理。
   NetSuite 也有 WMS feature 可以使用。

建立 Item Fulfillment 之前

回顧 Sales Order

這是我們剛剛創建的 Sales Order，預設情況下，NetSuite 是不允許負庫存出貨的，所謂的負庫存表示在 NetSuite 裡面沒有任何 Inventory 的情況下，是無法建立出貨單的。
我們可以注意 Item list 裡面有一個 BackOrdered column。 這邊的數字就表示，客戶訂購數量 > NetSuite 內庫存的數量，NetSuite 目前還不足 1 個測試商品能夠出貨。 所以要能夠讓 NetSUite 順利出貨，我們需要先讓 NetSuite 裡面 測試商品-Germany 有庫存才行。

為什麼會沒有庫存

沒有庫存的原因很多，最常見的就是：

1. 就是真的沒有，還沒來得及採購，或是還在製造等…
2. 使用者剛導入 NetSuite，還在清理歷史資料，實體倉庫有庫存，但 NetSuite 庫存沒有正確顯示
3. 庫存遺失/誤差/破損/etc..

根據不同的情境，會有不同的方式來增價庫存，比方說

1. 建立採購單
2. 透過 CSV Import 等方式導入歷史資料
3. 直接改庫存數量

在這次的範例中，我們會直接修改庫存的數量，此方式較為直接，但在實務操作上此方式較為少用，因為會直接影響庫存數量與日記帳。

直接修改庫存數量 – Inventory Adjustment

1. 選擇 Transactions -> Inventory -> Adjust Inventory
2. Inventory Adjustment 主檔如圖
3. 輸入以下資訊 Posting period – 簿記期間 Subsidiary – 要調整的 Item 位在 Germany Adjustment Account – 因為調整 Item 的數量會影響到庫存，也就會影響會計帳，需要指定此筆調整要入哪一個會計科目 輸入要調整的 Item – 測試商品 Adjust Qty By – 調整的數量
4. 儲存後，回去 Sales Order 重新整理後，可以看到 back ordered 數量變為 0，而 commit 數量變為 1 對 NetSuite 而言，可用的庫存 = on hand(100) – commited(1)，所以我們的測試商品目前在 NetSuite 僅存 99 個

建立 Item Fulfillment

1. 在 Item 足夠的情況下，可以看到在 Sales Order 主檔上方可以看到一個 Fulfill 的按鈕
2. 點選 Fulfill 按鈕之後會帶到 Item Fulfillment 主檔，並且將商品及必要資訊帶入
3. 在 Status 的部分，可以依照公司的實際情況選擇 (Pick/Pack/Ship)
4. 確認無誤，點選 Save 後，回到 Sales Order 主檔，可以看到 Sales Order 的狀態變成 Pending Billing
5. 並且在商品列表會出現測試商品已經被 Picked & Packed & Fulfilled

對日記帳的影響 General Ledger Impact?

回到 Item Fulfillment，滑鼠移到 Actions -> GL Impact
可以看到 出現兩筆資料 並且 Posting = yes，因為當商品出貨後，公司的 資產(asset) 減少，應收帳款 (AR) 變多 與 Sales Order 不同的是，Sales Order 僅為建立訂單，並沒有出貨/收款的事實發生，所以即便有 GL Impact 的資料，但是 Posting = No，因為並沒有會影響會計帳的事實

收據, 發票, 小票 – Invoice

Invoice 主要用來記錄銷售給顧客的紀錄，Invoice 通常被用在商品或是服務提供時，顧客還沒有付款的情況，比方說網路費帳單，對於種花電信而言，他提供的網路服務但是顧客在月底收到帳單才給錢。

Invoice 透過新增出售的商品清單來記錄銷售。每一個 Invoice 的商品應該與 Sales order ㄧ致。Invoice 的總和即為所有商品 Amount 的總和。

建立 Invoice

1. 在 Sales Order 上面，可以看到 Next Billing 的按鈕
2. 點選後會進入 Invoice 主檔
3. 並且商品列表會自動帶入尚未 Inovie的商品，如果一張 Sales Order 開了兩張 Invoice，第二張 Invoice 在建立時僅會帶如除了不在第一張 Invoice 內的商品及數量
4. 確認無誤後，選擇 Save，建立 Invoice 可以看到，此時的 Invoce 是處於Open的狀態，表示尚未有任何 Payment，也就是客人尚未付款的意思

GL Impact

在 Invoice 的 GL Impact 我們可以看到，借 AR，貸 Sales Revenue。

付款紀錄 – Payment

當客戶付款時，記錄付款這個後，apply 到適當的 Invoice or Cash Sale(Cash Sale 表示倉庫不用出貨, 銷售成立時, 顧客直接拿走商品, 例如: 便利商店)。

當 apply Payment 時, 會減少顧客的應付金額並增加公司收入。
除了透過 Payment 這個方式支付 Invoice，使用者也可以根據不同的使用情境，利用顧客的押金(Deposit)或是信用額度(Credit memo)來支付顧客的應付金額。

Payment 的流程大致可以參考下圖(From NetSuite help)

如果 Payment applied 到 Invoice 後，

• 該筆 Invoice 的應付金額 = 所有 Payment 的總和，invoice 狀態為 Paid in full
• 該筆 Invoice的應付金額 > 所有 Payment 的總和，Invoice 狀態仍為 Open

建立 Payment

1. 通過 invoice 點選 Accept Payment
2. 會帶到 Payment 主檔頁面
3. 在下方可以看到該使用者所有狀態為 Open 的 Invoice, 在我們的範例中, 這個客人只有一個
4. 在同一 row 的後方可以看到，此筆 Payment 會支付該 Invoice 多少金額，預設是所有金額.
5. 在 Payment method subtab 底下可以依據實際情況選擇，在這邊為了方便可以選 Cash
6. 都確認無誤後，按 Save 保存 回到 Invoice，由於我們剛剛支付全額，該 Invoice 已無應付金額，所以可以看到狀態已經變成 Paid in full

相關網站

NetSuite 文章 | Order-to-Cash Defined

本站文章 | NetSuite 是什麼?基本流程/功能介紹